Som grunnlag for refusjonsberegning må en ha et godt kart over aktuelle refusjonsenheter og god dokumentasjon for hvordan grunnlaget for beregningen er fremkommet. Det må begrunnes hvorfor den enkelte eiendom anses å være refusjonspliktig. Tiltakshaver må sørge for at dette utarbeides. Kommunen har plikt til å hjelpe tiltakshaver med å fremskaffe arkivmateriale for eiendommer som berøres.
Tiltakshaver skal sørge for at det utarbeides en oversikt over hver enkelt refusjonspliktig eiendom med angivelse av refusjonspliktig areal og antatt tillatt utnytting, og oppgi hvordan grunnlaget for beregningen har fremkommet. Det skal oppgis hvorfor de enkelte eiendommer anses å være refusjonspliktige.
Det refusjonsberettigede tiltaket skal inntegnes på kart i målestokk 1:1000. Kommunen kan kreve annen målestokk.
Bestemmelsene gir retningslinjer for tiltakshavers utarbeidelse av materialet i refusjonssaken som skal sendes på høring, for mottak av høringsuttalelsene og når det skal tas standpunkt til disse. Bestemmelsene skal videre forenkle kommunens vurdering av refusjonssaken og gi hver enkelt grunneier et grunnlag for å vurdere sin egen stilling som part i saken.
Plan over refusjonsenheten skal vise hele det refusjonsberettigete tiltaket.
Plan over refusjonsenheten skal vise hele det refusjonsberettigede tiltaket. Dette vil for fellesanlegg med videre etter pbl. § 18-2 være det samme som anlegget slik det er regulert i plan, siden det skal opparbeides i samsvar med planen. For vei, vann og avløp etter pbl. § 18-1 skal anlegget ligge innenfor planen, og skal etter pbl. § 18-4 være ”en strekning hvor en sammenhengende opparbeiding, omlegging eller utvidelse som nevnt i § 18-1 første ledd finner sted”. Etter at planene er godkjent kan ikke strekningen for opparbeiding forlenges. Plan over refusjonsenheten skal derfor vise hele det refusjonsberettigede tiltaket.
Kommunen har en generell plikt etter forvaltningsloven til å yte bistand til tiltakshaver for å fremskaffe arkivmateriale for de eiendommer som berøres. Kommunen må også være behjelpelig med å fremskaffe reguleringsplaner og tolke reguleringssituasjonen. Kommunen må gi opplysninger om de enkelte eiendommers vann- og avløpsforhold og fremskaffe opplysninger om det er noen eiendom som er gitt utsettelse med plikten til å utføre offentlige anlegg etter pbl. § 18-1.
